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關于做好2020級學生檔案歸檔工作的通知
 
發布日期:2020-10-05  閱讀次數:5764

 

各學院、研究生院及相關部門:
為了規范學生檔案的管理工作,現就2020級學生檔案的歸檔工作通知如下:
1.2020級學生取得正式學籍后,由學院或研究生院根據《吉林省普通高等學校檔案管理辦法(試行)》第十條第一款規定收集“入學材料”。本科生的入學材料一般應包括高中學籍卡、高中畢業生登記表、高考體檢表、高考報名登記表、高考志愿表、新生入學登記表、入團(入黨)申請書及志愿書等材料。研究生的入學材料除原個人檔案應有材料外,還應包括報考攻讀碩士學位研究生登記表、推薦免試攻讀碩士學位研究生登記表、報考攻讀博士學位研究生登記表、推薦免試直接攻讀博士學位登記表等材料。歸檔時,請按 “填寫說明”填寫并移交《學生人事檔案目錄》(一人多檔),其中:
1)共青團員的團籍材料,須經學校團委接收其組織關系后,方可移交檔案館保管。“入團志愿書”的材料形成時間,填寫取得團籍的時間(支部大會通過之日)。
2)積極分子的入黨材料,須經黨委組織部接收其組織關系、在畢業前移交檔案館進行轉遞。歸檔時,須使用黨委組織員辦公室印制的檔案封皮裝訂成冊,并按照《吉林師范大學入黨積極分子檔案目錄》登記“組織材料”。“入黨積極分子考察登記表”的材料形成時間,填寫“黨支部確定入黨積極分子”的時間。
3)預備黨員的黨籍材料,須經黨委組織部接收其組織關系、在校內辦理完轉正手續后移交檔案館保管。歸檔時,須使用黨委組織員辦公室印制的檔案封皮裝訂成冊,并按照《吉林師范大學黨員檔案目錄》登記“組織材料”。“入黨志愿書”的材料形成時間,填寫“支部大會通過接收申請人為預備黨員的決議”的時間(第9頁)。“預備黨員考察表”的材料形成時間,填寫“黨委批準入黨時間”(第1頁)。
4)正式黨員的黨籍材料,須經黨委組織部接收其組織關系后,方可移交檔案館保管。歸檔材料的形成時間,參照本條(2)(3)填寫。
5)不屬于規定歸檔的材料,經過鑒別,由學院或研究生院視情況分別處理,凡不應歸檔的退還形成材料的單位處理。
2.對于材料有缺失的,學院或研究生院應會同相關部門主動聯系2020級學生畢業或原檔案保管單位,補充缺失的檔案材料。
1)學生檔案歸檔后的補充材料,請按“填寫說明”填寫并移交《學生人事檔案移交清單Ⅰ》(多人多檔)。
2)對于確實無法補齊的材料,由學院或研究生院出具“情況說明”,經分黨委(黨總支)副書記簽字、蓋黨組織公章,存入學生檔案。
3.在校期間形成的檔案材料,由學院或研究生院根據《吉林省普通高等學校檔案管理辦法(試行)》第十條第二至十三款進行整理和分類,于每年4月和10月各歸檔1次。歸檔時,請按“填寫說明”填寫并移交《學生人事檔案移交清單》(“一檔多人”或“多人多檔”),其中:
1)入黨積極分子檔案(在畢業前歸檔),須使用黨委組織員辦公室印制的檔案封皮裝訂成冊,并按照《吉林師范大學入黨積極分子檔案目錄》登記“組織材料”。
2)中國共產黨黨員檔案(正式黨員的檔案在轉正后歸檔,預備黨員的檔案在畢業前歸檔),須使用黨委組織員辦公室印制的檔案封皮裝訂成冊,并按照《吉林師范大學黨員檔案目錄》登記“組織材料”。
4.2020級學生檔案的《總目錄》以學院(專業)為單位、按學號排序,補充材料的《移交清單》按學號順序填寫(未補充材料的,不填寫)、以學院(專業)為單位排序。
5.《吉林省普通高等學校檔案管理辦法(試行)》《學生人事檔案目錄》(一人多檔)《學生人事檔案移交清單Ⅰ》(多人多檔)和《學生人事檔案移交清單Ⅱ》(一檔多人),請在“吉師檔案工作群”中下載。
6.《學生人事檔案目錄》(一人多檔)中“總目錄”的匯總功能正在編程中,上線前請按“填寫說明”手動匯總。
7.檔案館不接收學生個人自帶(存)的檔案材料。
8.各單位在學生檔案收集、整理、分類和歸檔工作中遇到的問題,請在“吉師檔案工作群”中留言,檔案館將逐一進行答復。
 
 
                                                 檔案館    
                                            202010月5日
 
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